Solitas Informatik AG

Effiziente Prozesse: Schnelle DMS-Einführung beim Last-Minute-Spezialisten

Die L’TUR Tourismus AG setzt auf InfoStore von Solitas

Schnell buchen, schnell starten, mit diesem Angebot
hat sich die L’TUR Tourismus AG in den letzten Jahren
als Last-Minute-Marktführer in Europa etabliert. Auch
intern achtet der Überflieger aus Baden-Baden auf
schnelle und effiziente Prozesse. Um der Belegflut Herr
zu werden, entschloss man sich deswegen nicht nur für
die Einführung eines Document Management Systems
(DMS). Mit der Integration in das Workflow
Management sollte mit Hilfe des DMS gleichzeitig auch
der Prozess der Rechnungsprüfung abgebildet
werden. Ausgewählt wurde schließlich InfoStore von
Solitas. Und der DMS-Spezialist hatte damit eine
durchaus anspruchsvolles Projekt vor sich. Innerhalb
von fünf Wochen musste das System neben der
Integration zur Workflow-Engine Tasklink von TQS
pünktlich mit dem Umzug des Bereichs Finanz- und
Rechnungswesen in ein externes Gebäude in Betrieb
genommen werden.

Schon das Belegvolumen im Rechnungseingang bei
L’TUR hat es in sich. Schließlich gilt es, eine attraktive
Auswahl an Reisezielen anzubieten, wenn man im
Geschäft mit den schnellen Tickets erfolgreich sein will.
Neben den Premium-Partnern TUI, Lufthansa und
Condor arbeitet L’TUR mit weiteren 250 renommierten
Touristik-Marken und Airlines zusammen. Weltweit
vermittelt L’TUR so die Last-Minute-Kontingente von
mehr als 4.000 Hotels und 50 Hotelketten. Das im
Rechnungseingang zu verarbeitende Resultat dieser
Zusammenarbeit liegt bei über 1.000 Rechnungen
täglich. Früher wurden diese Rechnungen manuell
erfasst, verteilt, von den jeweils Verantwortlichen
freigegeben und schließlich zur Zahlung angewiesen.
Ein Prozess, den das Rechnungswesen nicht nur aus
Gründen der mangelnden Effizienz dringend
automatisieren wollte. Auch die Ablagelogistik und das
Platzproblem hatten Ausmaße angenommen, die
dringend einer schnellen Abhilfe bedurften.

Manchmal muss es ganz schnell gehen

Den idealen Anlass für eine DMS-Einführung bot
schließlich der geplante Umzug der Abteilung des
Bereiches in ein externes Gebäude, rund 500 Meter
vom Firmensitz entfernt. Ein Pendelverkehr nur für die
Belege, das wäre für L’TUR nicht akzeptabel gewesen.
Daher musste kurzfristig ein Anbieter gefunden
werden, dessen DMS-Lösung im Standard sämtliche
Anforderungen der L’TUR abdeckte –– und dessen
System sich bis zum Stichtag in die vorhandene
Softwarelandschaft integrieren ließ – neben dem
Workflowsystem Tasklink betraf dies vor allem auch
das im Einsatz befindliche SoftM-Rechnungswesen.
InfoStore von Solitas erfüllte alle funktionalen
Vorgaben von L‘TUR und konnte auch schnell
implementiert werden. Nach der Entscheidung Ende
März ging InfoStore pünktlich zum Umzug im Mai in
Betrieb – komplett, mit Integration ins
Rechnungswesen und mit einem funktionierenden
Workflow, der die Rechnungsprüfung L’TUR um ein
Vielfaches beschleunigte. Denn der Belegfluss durch
das Haus erfolgt jetzt elektronisch und völlig papierlos.

Erfolgsfaktor: Mitarbeiter treiben Projekt voran

Eine Besonderheit von L’TUR ist sicher, dass es ein
sehr technologieorientiertes Unternehmen ist. Das war
ein zusätzlicher Erfolgsfaktor für dieses Projekt. Die
Mitarbeiter im Rechnungswesen hatten nicht nur die
Anforderungen an eine DMS-Lösung selbst erarbeitet,
sondern auch das Projekt aktiv begleitet. Entsprechend
hoch war die Motivation und die Akzeptanz, die das
System von Anfang an fand. Mit welcher Kreativität und
mit welchem Pragmatismus dabei vorgegangen wurde,
um eine möglichst wirtschaftliche und gleichzeitig
praxistaugliche Lösung zu entwickeln, zeigt die
\L’TUR-Bildschirm-Lösung\. Das Dokument muss auf
einem Bildschirm darstellbar sein und gleichzeitig
müssen die Mitarbeiter mit den Anwendungen arbeiten,
die zusätzlich benötigt werden. Das Dokument hat in
der Regel Hochformat, die Fenster der Anwendungen
liegen dagegen eher quer auf dem Bildschirm. Bei
L’TUR- behielt man einfach die im Einsatz befindlichen
Bildschirme für die alltägliche Arbeit und stellte einen
zusätzlichen Flachbildschirm daneben – hochkant und
damit speziell für die Anzeige der Dokumente geeignet.

Last-Minute: wohin mit den Tickets?

Eine Besonderheit von L’TUR ist es, dass der Kunde
den L’TUR-Shop in der Regel mit dem Ticket in der
Hand verlässt, anders als in normalen Reisebüros,
bei denen die Tickets normalerweise zugeschickt werden.
Im Last-Minute-Geschäft bleibt dafür aber keine Zeit,
und so ist das Ticket eines der zentralen Dokumente,
wenn es z. B. um Rückfragen geht. Diese Tickets
werden bislang bei L’TUR auf Papier archiviert, und die
knapp 700.000 Tickets, die die rund 130 L’TUR-Shops
jährlich ausstellen, stellen eine erhebliche Menge dar.
Daher ist die Einführung des DMS eine wichtige
Massnahme, um die Kundenkommunikation effektiver
und schneller zu gestalten. Genau wie bei den
Rechnungen werden diese Tickets zukünftig
elektronisch verarbeitet, und anschließend archiviert.
Der Vorteil: die Informationen stehen an allen L’TUR
Standorten nicht nur in Baden-Baden zur Verfügung, sondern
beispielsweise auch im L’TUR-Call-Center in Freiburg.

Internet und Multimedia: neuer Umgang mit
Dokumenten

L‘TUR hat aber bereits auch Ideen für weitere
Einsatzmöglichkeiten von InfoStore.Schon heute ist L‘TUR eine
typische Multichannel-Company, die Last Minute Angebote
werden sowohl über Shops als auch online, über Fax
oder über Telefon angeboten. 2001 wurden erstmals
über 100.000 Tickets über das Internet abgesetzt. Das
Thema DMS wird sich künftig nicht mehr nur auf die
klassischen Anwendungsgebiete etwa im
Rechnungswesen beschränken lassen. Document
Management ist ein Instrument, mit dem sich zahlreiche
Prozesse im Unternehmen effizienter gestalten lassen.

Autor: Uwe Pagel

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